Advice 01 - II 사분명에서 멀어지게 하는 활동들을 확인하고 제거하십시오
먼저 무엇이 Ⅰ, Ⅲ, Ⅳ사분면에 너무 많은 시간을 보내도록 만들고 있는지 확인하십시오. 그리고 그런 활동과 요구들을 제거하거나 줄이는 작업을 하십시오. 예를 들면, 만일 박진님이 중요하지 않은 음성메일과 전자우편 메시지에 답하는 데 너무 많은 시간을 보내고 있다면, 박진님에게 도달할 수 있는 메일, 보내는 사람, 그 밖의 메시지들이 어디로 가야 하는지와 관련한 규칙을 먼저 세우십시오.
Advice 02 - 당신에게 일감을 가져오는 사람에게 당신 업무의 우선순위를 재조정 할 수 있도록 도움을 요청하십시오
Advice 02 - 당신에게 일감을 가져오는 사람에게 당신 업무의 우선순위를 재조정 할 수 있도록 도움을 요청하십시오
사람들이 박진님에게 프로젝트나 Ⅱ사분면의 중요한 활동을 못하게 만드는 과업을 가져올 경우, 흰 칠판이나 프로젝트 관리 보드에 박진님의 프로젝트와 과업의 목록, 그리고 그 일의 마감시한을 나열해서 보여 주십시오. 그리고나서 "만일 박진님이 요구하고 있는 일을 하게 된다면 이 프로젝트를 연기하거나 취소해야 합니다. 그 중요성과 긴급함의 차원에서 이 프로젝트들의 우선 순위를 재조정할 수 있도록 도와주시겠습니까?"라고 말하십시오. "이것을 지금 해야 합니까?"라거나 "실제로 이것을 언제까지 해야 합니까?"라고 재치있게 물을 수도 있습니다. 박진님이 일관성있게 이렇게 한다면 그들이 박진님에게 가져오는 일들의 긴급성 수준을 더 주의깊고 현실적으로 평가하도록 그들의 생각을 고칠 수 있을 것입니다.
Advice 03 - II 사분면의 시간계획을 세우고, 그 시간에 몰입하는 것을 소중히 여기십시오.
Advice 03 - II 사분면의 시간계획을 세우고, 그 시간에 몰입하는 것을 소중히 여기십시오.
Ⅱ사분면의 활동 계획을 위해 시간 블록을 만들어 보십시오. 박진님의 주변에 있는 사람들로 하여금 그 시간 동안에는 정말로 긴급한 것 외에는 아무 것도 할 수 없음을 알립니다. 이를 위해서는 동료들로 하여금 박진님의 Ⅱ사분면 시간을 존중할 수 있도록 만드는 훈련이 필요할 것입니다. 어떤 사람들은 문을 걸어 잠그고 정말 중요한 일이 아니면 특정한 시간에 다시 오도록 부탁하는 팻말을 걸어놓습니다. 이렇게 하려면 물론 박진님이 정해 놓은 그 특정한 시간을 마련해 놓는 일이 중요합니다. 박진님이 칸막이 공간에서 일한다면 박진님 영역에 차단선을 설치하고 출입구에 표시를 해 두십시오. 1~2주가 지나면 차단선 외곽에 있는 표시만으로도 충분할 것입니다.
Advice 04 - 프랭크린 플래너를 사용하십시오.
Advice 06 - "아니오"라고 말하는 것을 배우되, 적절한 시점에 그렇게 하십시오.
Advice 08 모든 회의시간을 25%만 줄여보십시오.
Advice 04 - 프랭크린 플래너를 사용하십시오.
프랭클린 플래너는 사용자가 Ⅱ사분면에 더 많은 시간을 할당할 수 있도록 고안된 강력한 시간관리 도구입니다. 사용 목적에 맞게 플래너를 사용하십시오. 플래너는 진행중인 일들을 기억하게 하고 직업 생활과 개인 생활의 효과성을 얻기 위한 박진님의 계획을 유지할 수 있도록 도와줍니다. 플래너를 용도에 맞게 사용하고, 5단계 주간계획 과정을 따른다면 틀림없이 플래너는 박진님의 성공을 보장해 줄 강력한 도구가 될 것입니다.Advice 05 - 다가오는 일주일 - 그리고 일년을 시각화 하십시오.
주간 계획을 세울 때, 다가오는 그 주의 시간 사용을 Ⅱ사분면의 양식 내에 시각화 하십시오. 계획을 시각화하게 되면 Ⅲ사분면의 활동에 직면했을 때, 더 쉽게 저항할 수 있을 것입니다. 또한 일년 혹은 그 이상을 이미지화하여 미래로 전환시키고, 미래에 박진님이 되고자하는 것을 시각화하십시오. 이렇게 하면 박진님은 Ⅱ사분면의 활동에 초점을 맞추게 되고 그런 활동을 할 수 있게 될 것입니다.
Advice 06 - "아니오"라고 말하는 것을 배우되, 적절한 시점에 그렇게 하십시오.
어떤 사람이 자신에게는 중요하지만 박진님에게는 그렇지 않은 긴급한 일을 가져올 때, 가능하다면 그가 요청한 것을 하십시오. 그가 괴롭거나 심지어 극도로 흥분한 상태에 있을 때 안된다고 말하는 것은 적절하지 않기 때문에 그 위기가 끝나고 평정상태가 될 때를 기다리십시오. 그리고 나서 박진님이 그 요청된 것을 하긴 했지만 박진님은 그것이 그가 그 당시에 생각했던 것만큼 중요하거나 가치있는 일이라고 생각하지는 않았음을 지적하십시오. 이렇게 하면 박진님은 미래의 기대들을 보다 명확히 할 수 있을 것입니다.
Advice 07 - 10분간의 II 사분면 휴식을 취하십시오. 매일 10분간의 자유로운 시간을 찾아 내십시오.Ⅱ사분면의 활동 중 하나를 선택하여(예를 들어, 오늘 연락이 없었던 고객에게 전화하여 박진님의 서비스에 만족하는지 물어보는 것과 같은 일) 매일 그 시간을 그런 일에 씁니다.
Advice 08 모든 회의시간을 25%만 줄여보십시오.
박진님이 회의 주관자가 아니어도 이것을 할 수 있습니다. 단지 회의 주관자에게 일찍 자리를 떠야 되겠다고 말하고 회의에서 박진님이 논의해야 할 부분을 초기에 배치하십시오.
이것은 우리가 항상 마주치는 딜레마입니다. 그 때문에 우리는 더 빨리, 더 많이 해야 한다고 느끼게 됩니다. 그러나, 대개 우리가 다른 어떤 것보다 먼저 해야만 할 한가지는 항상 있게 마련인데 어떤 의미로는 Ⅰ사분면 중의 Ⅰ사분면, 또는 Ⅱ사분면 중의 Ⅱ사분면이 있습니다. 어떤 주어진 시간에 무엇이 가장 중요한 것인지를 결정하는 방법은 [소중한 것 먼저하기] 워크숍이나 교재에서 다루는 핵심적인 것들 중의 하나입니다. 필요하다면 해당하는 관련 프로그램을 직접 수강하는 것도 권장할 만합니다.
반드시 그런 것은 아닙니다. 사실상 많은 사람들이 Ⅰ사분면에 상당한 시간을 보냅니다.
오히려 핵심적인 문제는 왜 자신이 거기에 있는가 하는 것입니다.
박진님은 중요성보다는 긴급성 때문에 Ⅰ사분면에 있습니까? 중요성이 사라지고 긴급함이 우세하다면 박진님은 곧 Ⅲ사분면으로 미끄러지게 될 것이며 그것이 바로 "긴급성 중독" 입니다. 그러나 박진님이 긴급함보다 중요성 때문에 Ⅰ사분면에 있다면 박진님은 Ⅱ사분면으로 이행할 가능성이 많습니다. Ⅰ사분면과 Ⅱ사분면은 모두 무엇이 중요한지를 말해줍니다. 변하는 것은 오직 시간 요인입니다. 진짜 문제점은 박진님이 Ⅲ사분면과 Ⅳ사분면에 시간을 소비하는 것입니다.
오히려 핵심적인 문제는 왜 자신이 거기에 있는가 하는 것입니다.
박진님은 중요성보다는 긴급성 때문에 Ⅰ사분면에 있습니까? 중요성이 사라지고 긴급함이 우세하다면 박진님은 곧 Ⅲ사분면으로 미끄러지게 될 것이며 그것이 바로 "긴급성 중독" 입니다. 그러나 박진님이 긴급함보다 중요성 때문에 Ⅰ사분면에 있다면 박진님은 Ⅱ사분면으로 이행할 가능성이 많습니다. Ⅰ사분면과 Ⅱ사분면은 모두 무엇이 중요한지를 말해줍니다. 변하는 것은 오직 시간 요인입니다. 진짜 문제점은 박진님이 Ⅲ사분면과 Ⅳ사분면에 시간을 소비하는 것입니다.
박진님이 Ⅱ사분면에 시간을 쓰고 싶다면 Ⅲ사분면이 그것을 얻을 수 있는 일차적인 영역입니다.
Ⅰ사분면에서 사용하는 시간은 확실히 긴급한 것입니다. 그러나 우리는 그것이 또한 중요한 것임을 알기에 거기에 있는 것이며 Ⅳ사분면에서 조금이라도 시간을 낭비하지 말아야 한다는 것을 알고 있습니다. Ⅲ사분면은 여전히 긴급한 것이기에 우리를 속이지만 그것은 누군가 다른 사람에게 긴급한 것이지 자신에게 긴급한 것은 아닙니다. 핵심은 우리의 모든 활동을 그 중요성에 따라 평가하는 방법을 배워야 한다는 점입니다. 중요성을 정의할 수 있을 때, 긴급함에 속아서 잃어버린 시간을 되찾을 수 있게 되고 Ⅱ사분면에 시간을 쓸 수 있게 됩니다.
Ⅰ사분면에서 사용하는 시간은 확실히 긴급한 것입니다. 그러나 우리는 그것이 또한 중요한 것임을 알기에 거기에 있는 것이며 Ⅳ사분면에서 조금이라도 시간을 낭비하지 말아야 한다는 것을 알고 있습니다. Ⅲ사분면은 여전히 긴급한 것이기에 우리를 속이지만 그것은 누군가 다른 사람에게 긴급한 것이지 자신에게 긴급한 것은 아닙니다. 핵심은 우리의 모든 활동을 그 중요성에 따라 평가하는 방법을 배워야 한다는 점입니다. 중요성을 정의할 수 있을 때, 긴급함에 속아서 잃어버린 시간을 되찾을 수 있게 되고 Ⅱ사분면에 시간을 쓸 수 있게 됩니다.
어떤 직업은, 그 일의 성질상 거의 Ⅰ사분면에 있습니다.
예를 들어, 소방수, 의사, 간호사, 경찰관, 신문기자, 긴급하고 중요한 문제에 답해야 하는 편집자 등.... 이런 사람들에게 있어서는 그것이 Ⅰ사분면의 일들에 대처하는 그들의 능력을 구축해 준다는 점에서 Ⅱ사분면의 시간을 얻어내는 것이 더욱 더 중요합니다. Ⅱ사분면에서 사용하는 시간은 Ⅰ사분면에서의 능력과 수행까지도 향상시켜 줍니다.
예를 들어, 소방수, 의사, 간호사, 경찰관, 신문기자, 긴급하고 중요한 문제에 답해야 하는 편집자 등.... 이런 사람들에게 있어서는 그것이 Ⅰ사분면의 일들에 대처하는 그들의 능력을 구축해 준다는 점에서 Ⅱ사분면의 시간을 얻어내는 것이 더욱 더 중요합니다. Ⅱ사분면에서 사용하는 시간은 Ⅰ사분면에서의 능력과 수행까지도 향상시켜 줍니다.
어떤 것들은 우리가 주의를 기울이지 않을 때 위기나 문제가 발생합니다.
우리는 이런 일들을 긴급한 것으로 선택할 수 있습니다. 게다가 장기적인 안목, 계획, 관계 구축과 같이 조직에서는 Ⅱ사분면에 속하는 일도 그 조직의 최고 경영자에게는 Ⅰ사분면의 일이 될 수 있습니다. 이것은 CEO의 독특한 책임 때문이며 이런 일에 대한 필요성은 매우 크고, 또한 그 일을 수행하거나 수행하지 않음으로써 생기는 결과는 매우 심각합니다. 그것은 "지금" 실행해야 하며 긴급한 것이고, 따라야만 합니다.
우리는 이런 일들을 긴급한 것으로 선택할 수 있습니다. 게다가 장기적인 안목, 계획, 관계 구축과 같이 조직에서는 Ⅱ사분면에 속하는 일도 그 조직의 최고 경영자에게는 Ⅰ사분면의 일이 될 수 있습니다. 이것은 CEO의 독특한 책임 때문이며 이런 일에 대한 필요성은 매우 크고, 또한 그 일을 수행하거나 수행하지 않음으로써 생기는 결과는 매우 심각합니다. 그것은 "지금" 실행해야 하며 긴급한 것이고, 따라야만 합니다.